Automaticamente para você e daí você pode ali e só mudar os estatus de apontamento né colocar o que já foi feito que foi concluído que tá em andamento a situação de cada um vai aparecer o que tá em atraso tem vários relatórios você vai ter relatório de gant canan dashboard vários relatórios que vão te dizer quantas horas você trabalhou em cada atividade também em cada cliente bom qu mostrar para você passo a passo desde a instalação até o uso completo dessa ferramenta vamos.
Lá então adquirir você vai receber esse arquivo aqui planilha de controle de atividadese a versão Você vai clicar duas vezes sobre Ela é bem fácil a instalação basta você vir aqui vai abrir o zip né onde que ele vai baixar assim você vai copiar essa pasta aqui seleciona cont contrl C você vai vir aqui no Windows Explorer C do pontos digita ali em cima e cola então a pasta já tá aqui clico duas vezes sobre ela e.
Simplesmente eu venho aqui dou um botão direito sobre a planilha propriedades mudo aqui se tiver bloquear coloca desbloquear desmarca Ele marca aqui e a mesma coisa você vai fazer aqui vai colocar desbloquear essa planilha ela não pode funcionar na nuvem ela não funciona na nuvem porque ela é incompatível tá então não dá para botar no onedrive google drive mas funciona sim em computador local e o banco de dados pode ser colocado também na rede e daí você coloca lá na rede Daí você pode ele vai com duas licenças pode comprar mais licenças caso queira e daí você pode.
Colocar lá clicar na engrenagem e apontar para esse banco Como eu vou mostrar depois o banco de dados fica nessa pasta aqui ó então toda a informação fica gravada aqui pode ser por isso compartilhada aqui é o backup onde vai ficar gravado então o backup da planilha Então essa planilha principal você vai clicar duas vezes sobre ela vai aparecer então o login e a senha esse login e senha não é aquele que a gente envia para você com a chave esse login e a senha são utilizados para que você possa fazer controle de acesso Então ela tem controle de acesso para você não Dá.
Daí da imagem da onde você quiser né tal vou colocar uma imagem qualquer aqui copiei você pode vir aqui trocar a sua logo e pronto tá por exemplo já troca aqui mesma coisa para os relatórios depois então só vir aqui só trocar dentro dessa Campo aqui que você nota na planilha já vai mudar em todo o sistema e agora eu vou mostrar para vocês como funcionam todos os cadastros tem bem prático em cargos você vai colocar os cargos que você tiver aqui já tinha um cadastrado que é o gerente tá por.
Exemplo vou colocar gerente que é o do master tá então esse aqui você não muda ou muda só título mas não exclui ele tá Vou botar aqui um outro título ó dei um um aumentar aqui com zoom para você ver melhor tá pode fazer isso se você quiser aciliar então ele vai aparecer assim para você ó inserir quando eu tento digitar ele automaticamente já coloca ação Como inserir esse campo AD você não consegue digitar ele automático pelo banco Isso significa que no momento que inserir ele vai mandar direto pro banco.
Vai gerar esse código e vai ser único para ler para esse campo né para essa linha então aqui auxiliar Vou botar aqui auxiliar contábil analista contábil por exemplo tá Digamos que seja assim clico em salvar ele vai gerar isso automaticamente para você então ali ó a sequência né os números Se eu mudar alguma coisa por exemplo se eu vir aqui e colocar contábil assim ele vai mudar Ali vai apreciar alterar você não precisa fazer nada só clicar em salvar e pronto ele já tá no banco como é que eu sei eu vou apagar tudo vou clicar em.
Listar você vê que ele recupera tudo porque ele traz direto do banco então são dois botões salvar e listar o listar ele retorna do banco também para relatórios vou incluir mais um aqui ó Salvar esse aqui eu quero excluir para excluir você vai vir aqui selecionar para excluir aqui e vai clicar em salvar e pronto ele excluiu então aquele registro que não vai aparecer novamente clicando em listar ele vai retornar nada do banco tá vou tirar o zoom aqui então eu fica assim colaboradores com colaboradores.
Você vai poder colocar então todos os seus colaboradores né pode colocar Quantos você quiser tá bom todos eles também vão ter acesso ferramenta basta você colocar o banco de dados na rede tá E daí basta você instalar a planilha em cada um dos computadores e apontar para lá assim todos vão ter acesso e vão poder manipular vão poder fazer os seus fazer os seus lançamentos ali eh e vai vai ter todos os relatórios atualizados de uma vez só tá bom então código interno caso você tenha deve ter ali De repente algum código interno matrícula.
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Excel Online - Né Por exemplo aqui Lucas vamos dizer aqui teste @ teste.com.br vai colocar o
Cargo dele né que já tá cadastrado lá vai selecionar a cor essa cor aqui é a cor que vai aparecer no kamban então é um cartãozinho que aparece no cban e daí você escolhe qual é a cor que você quer que seja aquele cartão então aqui por exemplo laranja qualquer senha e aqui é a senha que você vai colocar então quando eu coloco a senha essa senha vai ser a senha de login desse usuário tá eu mudei aqui e pronto quando eu clicar.Quando eu listar ele não vai retornar mais a senha aqui tá só vai aparecer agora ali ok ele fica assim também mascarado aqui cadastro de cargos você vai colocar o que ele vai ter acesso ele vai poder cadastrar os cargos vai poder usar esse botão sim ou não daí você vai colocar sim ou não cadastro colaboradores sim ou não e daí você seleciona apenas aquilo que ele vai ter acesso certo vamos dizer que ele tem acesso ao cadastro de clientes tem acesso ao cadastro de rotinas ou não daí você vai selecionar aqui o que ele vai.
Ter acesso tá pode colocar sim ou não ele já pega do de cima até inclusive tá bom cliquei em salvar ele vai salvar então essa informação ali ó Lucas laranja etc gravou a informação toda ali ok muito bem agora quando eu fazer um logoff quando eu entrar de novo ele automaticamente já vai aparecer aqui O Lucas também pra gente eh entrar tá bom deixa eu entrar ali com esse usuário né.
Então deixa eu entrar com esse usuário quando eu clicar aqui já vai aparecer então aparece na lista também ou você digita direto ali também e bota a senha dele quando quando você clica agora aquilo que ele não tem acesso ele vai aparecer essa mensagem dizendo que ele não tem acesso Ok tudo bem voltando agora vamos entrar novamente com o master ali Master sem os cadastros os cadastro cargos a gente já viu de colaboradores de clientes daí você vai também a mesma coisa colocar o código.
Interno caso tenha tá caso você tem aqui daí você vai colocar razão social todos os dados dos clientes tá então aqui eu vou botar daí você vai colocar o CNPJ o CPF da pessoa Caso seja um cliente com CPF ou CNPJ Você coloca ali inscrição estadual você coloca aqui inscrição Municipal informações que são pertinentes ao seu trabalho tá bom coloca ali o CP tá por exemplo eh São Paulo Paul e vai.
Digitando esses dados OK são informações importantes porque provavelmente você você vai acabar precisando em alguma situação né telefone do cliente tudo isso você vai lá e guarda a informação aqui tá bom e-mail né tudo isso marca também se ele tá ativo ou não tá botar qualquer número aqui porque senão o Google acaba pegando e achando que eu tô colocando dado de cliente aqui não é tudo é teste então botei aqui Como ativo sim tá ação inserir cliquei em.
Salvar ele vai salvar então essa informação foi direto pro banco de dados E agora tem a transportadora ABC cadastrada ali OK tá ali a informação ní se cadastra Quantos você quiser inclusive você pode cadastrar em lote também caso eu tenha vários clientes assim de uma vez só para cadastrar ó basta você vir aqui colar com valores né sempre dá um botão direito colar valores aqui eu tô mandando direto mas é sempre um botão direito colar valores tá E aqui na coluna do final você simplesmente muda ele para inserir em todos eles tá se precisar depois quando você clicar em.
Salvar vou até botar um outro nome aqui ó abcd abce e f g i h tá 11 12 13 14 15 ok então tá ali vou clicar em salvar aqui tá ali gerado então automaticamente toda a numeração tá cadastrado esses clientes tá tamb bem fácil como você pode notar todos os cadastros seguem Sempre essa mesma linha tá não digito o código Inicial Eu só digito os usados os outros dados agora é rotinas digamos aqui esse é o fato mais importante é onde a gente tem então o nosso trabalho em si onde você vai poder então gerenciar as suas.
Rotinas Então você tem processos por exemplo eh emissão de documentos para lucro presumido você tem por exemplo Simples Nacional uma série de situações que você precisa fazer muitos processos semanalmente diariamente mensalmente anualmente Então tudo isso a planilha vai fazer para você de uma forma automatizada ele já vai vai gerar para você essas rotinas para que você possa controlar quando foi feito o quanto foi feito eh se os prazos estão dentro do prazo ou não tudo isso quantas horas foram trabalhados em cada atividade quem.
Tá com a atividade tudo isso você tem aqui nas ferramentas então aqui por exemplo Simples Nacional Daí você pode - Excel Online
Colocar uma observação aqui caso queira clica em salvar ele vai gerar então por exemplo essa rotina rotina Simples Nacional significa que é uma rotina ah onde você vai ter várias atividades então nas atividades a gente vai selecionar as rotinas e vai colocar al então várias atividades para aquela mesma rotina vamos cadastrar mais algumas rotinas aqui por exemplo lucro presumido colocar mais uma aqui ã lucro.Real tá então daí é só fazer isso você vem aqui em inserir para todos eles né norment El já pega automático isso aqui também daí você clica em salvar e ele vai mandar então para o teu banco de dados certo muito bem agora a gente já tem as rotinas cadastradas Digamos que sejam essas tá caso você tenha uma rotina diária rotina geral qualquer nome que você quiser dar nas suas rotinas rotina de cobrança tudo isso é só gerar as rotinas ali colocar o nome que você quiser para elas agora em atividades você vai colocar Quais são as atividades.
Que fazem parte daquela rotina Então vou pegar algumas de exemplo aqui tá vamos pegar aqui por exemplo essa aqui botão direito valores então recebimento e conferência de movimentos period se ela vai ser diária semanal mensal ou anual Digamos que seja ali semanal então toda semana você vai ter que fazer qual é o dia daana que você vai fazer isso então dizer que seja toda segunda-feira eu tenho que fazer isso então tá pronto.
Então se é semanal Então é isso aí então já tá ali o nome periodicidade semanal agora você vai colar Então esse aqui você não vai colocar nem a data anual você vai colocar Qual é a rotina a qual ela se refere por exemplo aqui simples nacional vai colocar o nome do usuário do colaborador que vai trabalhar naquele por exemplo o Lucas ali certo vai colocar o prazo de dias que ele vai trabalhar naquilo quantos dias ou quantas horas quantos dias quantas horas.
Também vamos dizer que vai ser um dia e ele vai trabalhar aqui número de horas prevista 8 horas você vai digitar assim então prazo um dia e aqui 8 horas você vai colocar assim oit Ah fosse 8,5 você vai digitar 8 horas me vai digitar assim tá então as horas é assim que você vai digitar 8 8,5 Tá bom então é assim 8 horas muito bem quando clicar em salvar agora ele vai mandar então para um banco de dados e tá ali já temos então uma atividade ligada àquela rotina de Simples Nacional.
Ok vamos criar mais algumas aqui vamos pegar mais uma aqui vou colar ela aqui vou colar mais uma aqui de pegar o nome certinho né aqui eu sei que você deve ter muitas rotinas aí que você tem que fazer certo rotinas administrativas rotinas contábeis que você precisa fazer e saber também se elas foram feitas ou não certo então é para essa a finalidade vamos dizer que essa aqui seja uma anual Então você vai mudar aqui para anual certo e.
Você vai dizer que dia ele vai ter que ser emitido por exemplo vamos dizer que seja data anual né 15 2 24 não importa que essa data do 2024 ele vai fazer também 2025 2026 por aí vai ele só tá usando ali o 15/02 para saber que 15/02 ele tem que gerar uma rotina Ah tem que criar essa atividade lá para que você possa fazer tá bom tá ali vamos dizer que seja tudo do Simples Nacional dizer que é o Lucas também prazo de dias daí você coloca ali.
Quantos dias foi né 4 dias 16 horas vamos dizer que ele vai trabalhar esse toal aí aqui ah conferência de SQN Daí você pode colocar por exemplo que seja aqui mensal por exemplo ou diária pode ser botar diária para ser diferente o diária você não precisa colocar nada significa que vai ser feito todo dia então ele vai gerar uma atividade para cada dia e do intervalo que você especificar para fazer aquele aquela atividade ali certo então todo dia ele vai gerar aquela atividade não precisa prencher nada aqui então você vai colocar apenas a Qual rotina ela se.
Refere a quem a pessoa que vai fazer certo que é o responsável né Depois você pode mudar né o depois da gerada você pode mudar o usuário ali não tem problema nenhum tá vamos dizer que ele vai fazer todo dia e vai demorar uma hora certo vamos voltar para cá então esse aqui a gente fez semanal anual diária e mensal na mensal você vai colocar Qual é o dia do mês que vai ser feito então aqui vamos dizer que seja dia 10 Então você vai colocar 10 aqui vai selecionar na lista tá dia 31 vai.
Selecionar na lista Simples Nacional Ah se for um dia com 30 botar 31 ele vai colocar o último dia do mês se botar 31 ou 30 e não tiver Aquela quantidade de dias ele vai colocar o último dia do mês tá bom vamos dizer que foi o Lucas aqui também que é o único que a gente tem certo dizer que seja três dias e 4 horas Ok então tá ali deixa eu selecionar só mais um aqui pra gente concluir Então vamos dizer que seja uma mensal.
Feita todo dia 5 do Simples Nacional pode ser também tanto faz Lucas e o prazo de dias seja também um dia e uma hora ok feito isso vou clicar em salvar então ele vai gerar aqui salvou todas as nossas rotinas ali perfeitamente ótimo certo pode eu vou tirar o zoom aqui para ficar ver como é que fica clientes e rotinas aí você vai dizer quais são os clientes ligados a cada rotina então por exemplo tem a rotina do Simples Nacional Quais são os clientes.
Que vão ter essas rotinas se for só um cliente você coloca só um né vamos dizer que a transportadora ABC V dizer que a transportadora abcd também seja tá V dizer que só esses dois só pra gente ver o que que vai acontecer ou só um só pra gente ver né ele vai gerar para todos na verdade né mas vou botar um pra gente ficar mais fácil aqui para você entender então Simples Nacional transportador ABC Se eu tivesse mais um simples nacional transportador abcd mais um então todos esses vão trabalhar com as mesmas rotinas ele vai gerar as mesmas.
Atividades daquela rotina tá então quando eu faço isso eu tô associando eles dizendo E se essa transportadora tiver mais rotinas não tem problema basta você vir aqui selecionar outra rotina que ele vai ter clique salvar e pronto e Todas aquelas que estiverem no lucro resumido também vão aparecer para ele aqui eu tô fazendo rotinas contábeis porque é uma atividade atividade contável que tem muitas rotinas então serve como um exemplo Tá mas serve para qualquer qualquer rotina administrativa feito isso você vai.
Associar então a rotina com o cliente Pronto agora tá tudo pronto e configurado a tua planilha então só cargos colaboradores clientes as rotinas as atividades e qual é o cliente que vai ser ligado com aquela rotina só isso E ela já tá pronta aar atividades então aqui é que vai gerar as atividades vou selecionar então Qual atividade eu quero ou quais clientes eu quero quero para todos eles por exemplo quero para atividade simples ional que é a única que eu tenho vou selecionar o período tá 2024 ó Qual é o mês Inicial Qual é o mês.
Final daí eu vou marcar ele aqui clicar em maizinho né só para adicionar ele ali ou todas se você quiser também vou clicar em gerar ele vai gerar todas as atividades aqui vai listar na verdade todas as atividades não gerou ainda não gravou elas mas você vai ver aqui indo pro lado ó Qual é a data né Qual é a rotina no caso rotina Simples Nacional número da atividade a aqui a atividade em si o cliente a razão social dele a.
Periodicidade o dia da semana caso fosse né dia do mês data anual caso tenha ali tem um anual ali usuário ID o código do usuário né e o prazo em dias é só para dar uma conferida porque quando eu clicar em importar Aí sim ele vai gerar Então as atividades geradas com sucesso D um ok e pronto então quando eu clico agora em atividades agendadas eu tenho aqui clicando em listar né ele vai aparecer todas as atividades que foram geradas aqui ó a data delas a rotina ó vou até aumentar a data dela a rotina a atividade em si indo pro lado nome do.
Cliente colaborador que vai fazer atividade observações caso tivesse prazo em dias número de horas que vai trabalhar a situação é padrão dele né vai tá com pendente ó vai tá aqui aqui ele vai ser mudado tá então é aqui que você muda a situação se ele foi feito feito se não foi feito se tá pendente em andamento por exemplo se está concluída ou tá cancelada aquela atividade a quantidade de horas que a pessoa trabalhou já vamos dizer que essa aqui ele já trabalhou e já fez daí você vem aqui coloca como concluído trabalhou uma.
Hora data da conclusão importante né vamos dizer que ele foi no dia 2/02 não 2/02 e concluiu 100% Tá OK tá então tá concluída 100% data da conclusão 2:2 e número de horas trabalhadas é só clicar em salvar e pronto a informação então que eu tinha ali foi alterada ó ele vem aqui e já alterou então toda a informação já colocou aqui o número de horas trabalhadas de conclusão e concluído essas situações essas informações que a gente vai.
Colocando aqui são as informações importantes com relação ao andamento das atividades para você saber como é que tá a situação então aqui a medida que você vai colocando né as atividades que já foram concluídas Daí você pode eh só simplesmente alterando aqui a pessoa pode ser o mesmo o próprio Lucas ali no caso né pode ir lá ele mesmo ir lá e preencher as informações vou até colocar a data aqui ó as datas aqui só pra gente dizer por exemplo que Essas atividades.
Foram concluídas ó né pode colocar ali 100% para todas elas ou botar pendente em andamento colocar a quantidade de horas vamos dizer que foi o mesmo da prevista só para a gente preencher pode fazer assim ó direto e simplesmente bota em alterar aqui do ladinho clica em salvar e pronto tá gravado toda a informação que nós tínhamos ali tudo alterado Tá bom então bem fácil como você pode notar feito isso todos os relatórios já vão estar trabalhando com essa informação todo o banco de dados fica tudo gravado ali muito bem então aqui se você quiser.
Atribuir a outra pessoa por exemplo essa atividade pode mudar ali ó por exemplo vai pro Master essa vai pro Master E por aí vai tá daí tem vários colaboradores pode colocar quanto você quiser agora em relatórios e atividades então tem ainda só para mostrar você também pode aumentar ou diminuir os campos aqui clicando em exibir ocultar eu quero diminuir Quero aumentar o campo aqui só clicar em exibir e ocultar e você consegue fazer isso local do Banco esse local do banco é que se você colocar aquela pasta BD que eu mostrei no começo em algum local no banco algum local na.
Rede Você pode também acessar basta clicar em alterar local daí eu vou lá naquela pasta que eu coloquei lá né ó BD e pronto e clica em salvar daí cada planilha pode ser salva em cada computador da sua rede né dos seus colaboradores depois só clicar em alterar local e selecionar ele lá tá bom feito isso todos vão estar trabalhando então com as mesmas informações Ok voltando para cá vou clicar aqui tem um ajuda daí no ajuda vai ter o manual vai ter os dados de acesso Aqui também tá só clicar aqui você tem o link do manual e.
O botão backup ele vai fazer o backup então ó copiou a planilha Copiou o banco de dados para dentro daquela pasta Que nós tínhamos lá então Opa tá dentro dessa pasta backup ali ó o banco de dados e a planilha 3 2 1 Então vai Tá salvo aqui ó dentro da nossa pasta de backup Então vai tá aqui a pasta com a planilha e o banco de dados vai est dentro dessa pasta aqui OK agora.
Já viu todos os botões aqui eu vou clicar em relatórios e dashboard ele vai abrir uma outra planilha eu coloquei elas separadas para que não fique muito pesado você pode fechar essa outra planilha não precisa trabalhar com essa outra aberta agora tá Vou deixar aberta ali mas não precisa e aqui você tem então só a planilha aberta nela a gente vai ter Então os dados eh dos relatórios dashboard gant vai ter também você tem vários relatórios kamban tudo isso vou clicar aqui rotinas Você tem o relatório as rotinas observações.
Vou clicar em listar vai mostrar aqui pra gente aqui atividade todas as atividades cadastradas tá caso queira pode também ah não tá aparecendo data anual só vir aqui aumentar e tá ok clic em listar ele vai listar todas as atividades que você tem lá cadastradas como elas estão se eu quiser eu também posso exportar esses relatórios clica em exportar você tem aquele exportado numa outra planilha ó e nesta outra planilha pode fazer o que você quiser nela tá se quiser mudar essa logo a logo você vem.
Aqui em menu e troca aqui na frente só colocar aqui ela já vai aparecer em todo os relatórios então se eu venho aqui coloco uma outra imagem qualquer uma imagem aqui copiei ela aqui tiro aqui coloco aqui e pronto ela vai passar a aparecer então nos nossos relatórios aparece ali em cima então em todos os nossos relatórios certinho vou voltar para lá como tava pra gente ficar melhor o vídeo muito bem em rotinas cargos você vem aqui todos os cargos cadastrados ess.
São só os relatórios de car de padrões né que a gente vai ter ali todos os relatórios o relatório todos os clientes Você tem todos eles aqui tá Então tudo isso que é necessário também você ter colaboradores cadastrados Então tá ok e agora em relatório de movimentações você tem as atividades geradas você vai colocar o período aqui clica ali se você quer Todas se você quer só determinada rotina né então se você quiser determinada rotina pode selecionar ali vamos dizer lucro real não tem nada então não aparece nada colocado do simples da Ele vai cadastrar vai mostrar.
Né O que tem ali ou apaga e deixa todas ele vai trazer tudo situação você pode mostrar só o que tá concluído por exemplo só o que tá pendente só o que tá em andamento pode mudar eles por aqui e trazer desse jeito tá ess aqui são as concluídas por exemplo quantas horas foram trabalhadas a situação quantidade de horas tudo aqui certo clique em listar aparece tudo aqui atividades por hora essa aqui é a quantidade idades trabalhadas por hora.
Deixa eu tirar aqui o botão Ok vou clicar em listar Então o que ele fez agora é trazer essas trazer essas informações aqui da transportadora dos clientes ele vai aparecer aqui pro lado certo vai mostrar Quais são as rotinas Quais são as atividades a situação delas isso é muito importante para você que tá trabalhando com a análise dos dados você vai poder falar com a pessoa olha ali ó tem uma situação atrasada aqui essa também tá atrasada atrasada pendente atrasada então você já sabe que a pessoa trabalhou já 1 hora aqui trabalhou 4 horas aqui não trabalhou nada trabalhou.
